3 manières de partager Google Analytics

3 manières de partager Google Analytics

Vous avez besoin de partager des informations de votre compte Google Analytics.

Transmettre un rapport à un collègue, partager le tableau de bord que vous venez de créer à votre direction ou encore donner un accès à tout ou partie de votre compte à un prestataire.

Les options de partage et de collaboration sur Google Analytics sont nombreuses et suffisamment souples pour vous éviter de mettre en danger la sécurité ou la confidentialité des données.

Dans cet article, nous allons vous présenter ces différentes options, en commençant par ce qu’il ne faut pas faire.

Règle n°1 : ne donnez jamais votre identifiant et votre mot de passe Google

Cette combinaison Identifiant / Mot de passe est celle que vous utilisez pour vous connecter à votre compte Google : vous savez, ce super-compte qui gère l’ensemble de vos accès aux services proposés par Google tels que Gmail, Gdrive… et Google Analytics.

Votre identifiant et votre mot de passe à ce super-compte doivent rester confidentiels.

Vous ne devez jamais les communiquer.

Si vous les partagez à un tiers, non seulement vous lui donnerez un accès à l’ensemble de ces services, mais en plus vous lui offrez la possibilité de modifier votre mot de passe ou de changer des paramètres clés du compte.

Lorsqu’un prestataire a besoin d’un accès aux données, il faut lui créer un accès individuel et personnel à votre compte Google Analytics (nous allons voire comment dans instant).

De cette façon, vous pourrez modifier les permissions de ce prestataire (ne lui permette que de lire les données sans les modifier par exemple) et le révoquer à tout moment. Sans compter que vous évitez ainsi de lui donner le contrôle total sur votre compte Google.

Comment créer un accès à votre compte Google Analytics

Rendez-vous dans le menu “Administration” de votre compte.

Dans chacune des trois colonnes (Compte, Propriété, Vue), vous devriez voir apparaître l’option “Gestion des utilisateurs”.

Pourquoi cette option est-elle présente en 3 exemplaires ? Parce que vous pouvez ajouter des utilisateurs aussi bien au niveau de votre Compte, que de votre Propriété ou de votre Vue.

Si la différence entre ces 3 éléments n’est pas claire dans votre esprit, je vous invite à examiner ce schéma proposé par Google : “Hiérarchie des comptes, utilisateurs, propriétés et vues”.

Pour simplifier, disons que…

  • Le Compte regroupe l’ensemble des sites dont vous êtes propriétaire
  • La Propriété rassemble un groupe de sites partageant un trait commun (sites d’une même marque, d’un même client, etc.)
  • La Vue est un site ou un site équipé d’un filtre (pour filtrer par exemple les visites depuis les ordinateurs de votre société).

La distinction étant en réalité plus subtile, je vous invite fortement à lire l’article de Google mentionné plus haut.

Vous l’aurez compris : à vous de déterminer à quel niveau (compte, propriété ou vue) vous souhaitez ajouter un accès.

En règle générale et par mesure de sécurité, je recommande de ne donner que le strict nécessaire en termes d’accès : ne donnez pas accès à votre Compte si un accès à une Propriété suffit.

Un exemple pour vous aider à vous repérer.

Exemple

Une agence de communication nous contacte pour refaire son site internet. Comme pour chaque projet, nous lui demandons de nous créer un accès à son compte Google Analytics pour étudier les statistiques du site et la conseiller sur le nouveau site.

Le compte Google Analytics de cette agence contient plusieurs propriétés (une pour chacun des ses propres clients) ainsi que deux propriétés pour les sites de l’agence (qui dispose d’un site et d’un blog).

Compte Google Analytics

  • Propriété 01 : Client A
    • Vue 01 : Le site
  • Propriété 02 : Client B
    • Vue 01 : Le site
    • Vue 02 : Landing Page 01
    • Vue 03 : Landing Page 02
  • Propriété 03 : Client C
    • Vue 01 : Le site
  • Propriété 04 : L’agence
    • Vue 01 : Le site
  • Propriété 05 : Client D
    • Vue 01 : Le site
    • Vue 02 : Le mini site
  • Propriété 06 : Client E
    • Vue 01 : Le site
  • Propriété 07 : Client F
    • Vue 01 : Le site
    • Vue 01 : Le blog
    • Vue 01 : Une Landing Page
  • Propriété 08 : L’agence
    • Vue 01 : Le blog

Cette agence ne doit en aucun cas créer une autorisation au niveau de son compte : cela nous donnerait accès aux données de l’ensemble de ses clients.

Nous recommanderons plutôt à cette agence de nous créer un accès pour la vue 01 de la propriété 04 et un autre pour la vue 01 de la propriété 08.

Une fois que vous avez défini le niveau auquel donner un accès (Compte, Propriété ou Vue), il vous suffira d’indiquer l’adresse email du nouvel utilisateur puis d’indiquer quels seront ses Droits.

Modifier, collaborer, lire et analyser… Quel droits donner ?

Il existe 4 types d’autorisations que vous pouvez ajouter à un utilisateur.

Autorisation

Droits

Lire et Analyser Consulter les données. Cela inclut la manipulation de ces données (par exemple ajouter un segment, trier les résultats dans un tableau, etc.) ou la consultation d’éléments partagés créés par les utilisateurs ayant l’autorisation “Collaborer”.
Collaborer Créer et modifier les éléments partagés tels que les tableaux de bord ou les annotations.
Modifier Modifier les rapports (supprimer un compte, ajouter une vue, créer des objectifs, éditer une propriété, etc.)
Gérer les utilisateurs Ajouter ou supprimer des utilisateurs. Modifier les autorisations qui leur sont accordées.

Les autorisations sont cumulables mais notez que l’autorisation “Modifier” active automatiquement “Collaborer” et “Lire et Analyser”.

Deux astuces pour faciliter la gestion des utilisateurs sur Google Analytics

Un écran “caché” vous permet de voir toutes les permissions que possèdent un utilisateur : cliquez simplement sur l’option “Gestion des utilisateurs” dans la colonne “Compte” (cette astuce ne marchera pas sur les colonnes “Propriété” ou “Vue”.

Puis cliquez sur l’adresse email de l’utilisateur (vous remarquerez que celle-ci est en bleu, contrairement aux deux autres écrans).

Vous devriez à présent voir apparaître la liste des autorisations données à cet utilisateur.

Une autre option très pratique vous permet de voir l’historique des interventions apportées au compte par les utilisateurs sur les 180 derniers jours.

Toujours dans la colonne “Compte”, il s’agit de l’option “Historique des modifications”.

Partager un tableau de bord

Nous venons de voir comment partager l’accès à l’ensemble des données (au niveau du compte, de la propriété ou de la vue). Mais comment faire pour ne partager qu’un seul élément ?

Les tableaux de bords sont particulièrement utiles et si vous avez pris la peine d’en concevoir un, vous vous reconnaissez probablement dans au moins l’une de ces deux situations :

  1. Vous voulez partager les données de ce tableau de bord (avec votre supérieur, un collègue, etc.)
  2. Vous voulez partager le modèle que vous avez utilisé pour ce tableau, sa structure (par exemple pour la réutiliser sur un autre site)

Voyons les deux cas dans l’ordre.

1. Partager les données d’un tableau de bord

Voyons d’abord comment partager le tableau et ses données à un autre utilisateur Google Analytics ayant accès à la vue en question.

Lorsque vous créez un tableau de bord, il est généré par défaut en mode “Privé” : vous seul pouvez le voir et le modifier.

Une fois que vous êtes satisfait de son contenu et des widgets utilisés pour le composer, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Partager > Partager un objet” pour en créer une copie en mode “Partagé” : les utilisateurs du compte Google Analytics qui ont accès à cette vue pourront alors y accéder.

Ils pourront consulter les données (“Lire et Analyser”) et modifier les widgets (“Collaborer”). Notre que votre tableau en mode “Privé” restera toujours disponible et ne sera pas impacté par les modifications que pourraient apporter d’autres utilisateurs.

Je veux partager le tableau et ses données à une personne qui n’utilise pas Google Analytics

Dans ce cas, vous pouvez soit exporter manuellement le contenu de ce rapport par PDF (puis l’envoyer au destinataire de votre choix), soit utiliser l’option email pour envoyer un rapport ponctuel ou récurrent avec les données de ce tableau.

2. Partager le modèle d’un tableau de bord

Vous avez créé un tableau de bord pratique et fonctionnel. Après plusieurs semaines d’utilisation, vous vous dites que ce tableau pourrait parfaitement être réutilisé sur u autre site aux besoins similaires.

Google Analytics vous permet de partager le modèle du tableau de bord : non pas les informations qu’il contient, mais sa structure et les widgets qui le composent.

Vous pouvez le faire directement depuis le tableau de bord (“Partager > Partager un lien lien vers le modèle”) ou, pour plus de facilité si vous souhaitez partager plusieurs éléments, en vous rendant dans “Administration > Vue > Partager des éléments”.

Ces deux options vous permettent de partager votre tableau de bord (ou un segment) de manière privé : c’est à dire d’envoyer ce modèle à une personne en particulier.

Mais notez que vous pouvez également partager l’un de ces éléments de manière publique en ajoutant votre modèle à la Galerie de solutions de Google Analytics.

Le partage fonctionne dans les deux sens

La communauté Google Analytics propose une myriade de segments et de tableaux de bord pratiques, déjà modélisés pour exploiter au mieux votre compte Google Analytics.

Ces “recettes”, déjà testées par des utilisateurs avertis, peuvent vous offrir des insights très précieux sur votre site. Toutefois, je vous recommande fortement d’attendre de vous être familiarisé avec Google Analytics avant d’en télécharger.

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