Fiche pratique : checklist pour organiser l’entretien avec des équipes qui permettra de rédiger les pages du nouveau site.
Contexte : Interviewer des membres clés des équipes pour obtenir les informations qui permettront de rédiger les contenus du nouveau site.
Objectif : Installer les bonnes conditions pour que les entretiens apportent le maximum d’informations avec un minimum de perturbation des équipes.
Organisation de l’entretien
▢ Identifier un interlocuteur au sein de l’entreprise qui sélectionnera les interviewés et organisera les rendez-vous.
▢ Mettre en place un Calendly, Doodle ou autre pour faciliter l’organisation de ces réunions.
▢ Briefer l’organisateur sur les profils recherchés.
▢ Prévoir au strict minimum 20 minutes de questions pour une page.
▢ Remettre à l’organisateur un court récapitulatif au format texte de l’objectif de l’entretien. L’idée est que l’organisateur puisse transmettre tel quel ce brief aux interviewés.
Quelques sujets à couvrir
- Pourquoi cet entretien et dans quel cadre
- Qu’attendons-nous comme résultat
- Rassurer l’interviewé et dédramatiser l’échange
▢ Valider avec l’organisateur ou l’interviewé comment se fera l’échange.
La visioconférence donne de meilleurs résultats que le téléphone… mais uniquement si la connection internet suit des deux côtés (et que les participants ont l’installation ou les basiques pour éviter les écueils de la visioconférence : échos, larsens, etc.)
La rencontre en personne reste un must, mais elle est nécessairement plus coûteuse.
▢ Etudier la documentation nécessaire. Non exhaustivement :
- Documents remis par les équipes sur ce sujet
- Sites concurrents
- Site actuel
- Ressources sur la toile
▢ Relire les notes de la phase stratégie
▢ Préparer les questions
Préparation de l’entretien
▢ Être prêt 15 min avant le début de l’entretien
▢ Vérifier le bon fonctionnement du téléphone / les settings de la visioconférence
▢ Structurer le support pour la prise de note.
Préférer la prise de note numérique pour faciliter le partage des notes et éviter la ressaisie plus tard
▢ Relire les questions
Démarrage de l’entretien
▢ Mettre à l’aise l’interviewé.
- Saluer et briser la glace
- Rappeler le contexte de l’entretien
- Dédramatiser l’échange
“Les questions vont probablement se recouper et vous aurez peut-être l’impression de vous répéter : c’est parfaitement normal. Cela fait partie du process’.”
▢ Valider la logistique avant de commencer (éviter que l’esprit de l’interviewé soit distrait parce qu’une réunion a été avancée ou qu’il doit partir plus tôt pour des raisons personnelles).
“Nous avions prévu X minutes, c’est bien ça ?”
▢ Laisser parler l’interviewé s’il a d’emblée envie de s’exprimer sur le sujet.
▢ Commencer par une question d’échauffement : une question facile, faisant appel à la mémoire (plutôt qu’à la créativité) et sur un sujet plaisant pour l’interviewé.
Exemples :
- Créateur d’une offre : d’où vous est venu l’idée de cette offre ?
- Expert / Consultant en charge d’exécuter l’offre : parmi tous les projets auxquels vous avez participé, parlez-moi de celui qui s’est le mieux déroulé jusqu’à maintenant.
- Vente : à quoi ressemble le lead idéal ?
Pendant l’entretien
▢ Adapter le déroulé de l’entretien à la personnalité de l’interviewé : canaliser et guider l’échange s’il a tendance à se disperser, encourager et ne pas interrompre s’il est plus réservé ou a du mal à libérer la parole.
▢ Lire les silences et ne pas les rompre trop vite.
▢ Suivre l’ordre prévu pour les questions MAIS ne pas passer à la question suivante si la réponse de l’interviewé implique qu’il y ait d’autres informations à collecter. Continuer de poser des questions autour de cette réponse avant de revenir aux questions prévues.
▢ En cas de blocage, demander à l’interviewé de se rappeler une situation vécue (plutôt que de lui demander d’imaginer comment cette situation pourrait se passer).
▢ Reformuler à intervalles réguliers les dernières réponses (“Si je résume ce que l’on vient de dire”) pour faire réagir et approfondir (“Non, c’est pas tout à fait ça, en fait c’est plutôt que…”).
▢ Creuser le “pourquoi” derrière certaines réponses
▢ Pas de question « OUI / NON ».
Remplacer “Y a-t-il eu des phrases de vos clients pendant le projet qui vous ont marqué ? » par “Quelles phrases de vos clients pendant le projet vous ont marqués ?”
Clôture de l’entretien
▢ Remercier le participant
▢ L’informer des étapes suivantes
▢ Profiter de ce que l’interview est « terminé » pour poser des questions plus légères ou complémentaires
