Organiser ses tâches “en silos” et penser “en jauges”, pour rendre son content management beaucoup plus efficace (et aussi plus confortable à gérer).
Penser en jauges ?
Pour créer un contenu, il faut passer par plusieurs étapes.
- Trouver l’idée
- Rechercher l’information
- Concevoir l’article (= de quoi on va parler dans quel ordre)
- Ecrire l’article
- Editer l’article
- Le valider
- L’intégrer
- Le publier
- Le promouvoir
“Penser en jauge”, c’est avoir toujours une “réserve” d’articles en cours dans chacune des catégories.
Pourquoi c’est important ?
L’approche “linéaire” (= on prend un sujet, on se donne à fond et on ne lâche rien tant qu’on n’a pas terminé”) marche très bien pour les écrivains. Ou les journalistes.
Eux ont besoin de creuser véritablement leur sujet. De devenir leur papier. Et s’il le faut, ils sont prêts à passer des semaines ou des mois pour sortir ce fichu reportage. Voire des années si on parle d’un bouquin.
Mais cela ne fonctionne pas du tout pour la grande majorité des content managers, qui, eux, sont dans une logique inverse :
- on doit sortir beaucoup de contenus en très peu de temps
- on n’a pas spécialement besoin de creuser chaque contenu aussi profondément.
(💡 Attention, ce n’est pas vrai pour absolument tous les content managers. Certains, notamment en Branded Content, ont une approche quasi journalistique. Et vont passer plusieurs semaines sur un seul contenu.)
Mais, il faut être lucide : dans les faits, il y a peu de marques qui peuvent / osent investir dans ce type de contenu.)
Donc, pour le content manager “classique”, le plus efficace (de loin), c’est l’approche “en jauges”. Avoir à n’importe quel moment une “réserve” de tâches en cours pour chaque grand type de tâches qui existent.
Pour deux raisons.
1️⃣ Ces types de tâches demandent des états d’esprit radicalement différents.
“Rechercher de l’information” ou “Trouver les bonnes tournures pour un passage” vont demander une énergie (un état d’esprit ? une disposition ? un flow… bref : appelle ça comme tu veux) très différent.
C’est la même différence qu’entre “animer une réunion importante” et “bloquer 2 heures pour réfléchir au calme sur un projet”.
Ces tâches ne demandent pas le même type d’énergie. Et tu as probablement des moments de la journée où tu es plus efficace dans l’un ou l’autre type.
Traiter un groupe de tâches similaires en une fois (plutôt que de passer de l’une à l’autre) te rend plus efficace parce que tu vas :
- pouvoir utiliser les moments de la journée les plus efficaces en fonction du type de tâche ;
- éviter de passer d’un type de tâche à l’autre et donc perdre du temps à réajuster ton état d’esprit.
2️⃣ Cette méthode élimine la latence entre les tâches : le temps perdu à se demander “et maintenant, je fais quoi ?”
Avec l’approche linéaire, il est facile de perdre du temps parce que l’on réfléchit à ce que l’on doit faire ensuite à chaque arrêt. Ou parce qu’il faut “se motiver” pour passer à la suite”.
Alors qu’avec une réserve de tâches, on réduit énormément la charge mentale. Il n’y a pas besoin de réfléchir à ce que l’on fait : on peut se concentrer sur les tâches en elle-même.
Étape par étape
1️⃣ Monte le Kanban
Définis les types de tâches par lesquelles tu dois passer pour “sortir” un contenu.
Utilise Trello ou Notion pour monter la structure de ton Kanban.
2️⃣ Assure-toi que chaque colonne est toujours suffisamment remplie
Teste pendant quelques semaines pour trouver le bon équilibre. À savoir “De combien de tâches minimum as-tu besoin dans chaque colonne pour être toujours à l’équilibre ?”.
3️⃣ Fonctionne en “sprints”
En gros : travaille et raisonne en cycles.
Choisis une période de temps (1 semaine par exemple) et travaille en cycles de 1 semaine.
- Au début du cycle, assure-toi que tu as suffisamment de tâches dans chaque jauge et organise-les par ordre de priorité
- Pendant la semaine, déroule les tâches en les traitant par groupe de tâches
- À la fin du cycle, marque un temps de rétrospective : fais l’inventaire de ce que tu as sorti, réfléchis à comment tu aurait pu être plus efficace, etc.
Une fois que tu as ce système en place, tu vas pouvoir te concentrer à 100% sur le flux. Faire tourner ta machine.
D’expérience, c’est la méthode la plus productive mais aussi la plus confortable à utiliser.