Google Sheet pour les Content Marketers : 21 trucs et astuces à connaître

Google Sheet pour les Content Marketers : 21 trucs et astuces à connaître

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le content marketing n’est pas un domaine de littéraires. Pour y réussir, il est aussi important de savoir manier les nombres que les mots.

On passe une partie non négligeable du job à jongler avec des tableurs. À analyser les statistiques de fréquentation d’un site. À disséquer les résultats d’une enquête ou d’un test A/B. À gérer des tableaux de bord. À utiliser un inventaire de contenu ou un crawl de site. À analyser des groupes de mots-clés et des backlinks.

La stratégie de contenu demande de passer un peu de temps sur Excel ou Google Sheet.

Et Google Sheet justement est un outil très pratique.

  • Il permet de collaborer facilement à plusieurs et de travailler simultanément sur le même document.
  • Il dispose d’un outil de versionning (pour retrouver l’historique des différentes versions.
  • On peut facilement protéger des feuilles ou des plages de données.
  • On peut le relier en quelques clics à d’autres outils comme Google Analytics ou Google Data studio (ce qui ouvre quand même de belles possibilités dans nos jobs).

On est d’accord : il n’a pas 100% des fonctionnalités d’Excel. Mais ce qu’il propose couvre la grosse majorité des besoins du Content Marketer moyen.

Et à force d’en discuter avec des confrères ou des connaissances, je me rends compte que pas mal de trucs et astuces bien pratiques que permet l’outil passent souvent sous le radar.

D‘où cette check-list.

  1. Nettoyer des URL en utilisant la fonctionnalité “Rechercher Remplacer” et quelques expressions régulières
  2. Les tableaux croisés dynamiques (pivot table)
  3. La recherche V
  4. La formule SI (IF)
  5. Somme si
  6. Loi de Pareto : calculer le ratio 80/20 d’une plage de données
  7. Faire de l’analyse sémantique euh… “low cost“
  8. Nettoyer des URLs à coup de LEFT et de RIGHT
  9. Éliminer des doublons
  10. Sélectionner toute une colonne à l’exception de la première cellule
  11. Étendre une formule à toute une colonne… quand les colonnes à côté comportent des espaces blancs
  12. La mise en forme conditionnelle
  13. Verrouiller un document, une feuille ou une plage de données
  14. Être prévenu quand quelqu’un modifie votre document
  15. Insérer un champ déroulant dans une cellule
  16. Créer une vue privée temporaire
  17. Insérer des notes sur certaines cellules
  18. Le B-a-ba pour une mise en page propre
  19. Conserver une feuille avec les données sources
  20. Ajouter les métas informations nécessaires pour comprendre le document
  21. Dernier tip : si vous avez régulièrement besoin de partager des données, envisagez de passer par un outil de data visualization (type Google Data Studio)

#01 – Nettoyer des URL en utilisant la fonctionnalité “Rechercher / Remplacer” et quelques expressions régulières

Imaginons que vous venez de faire un export depuis Google Analytics vous montrant les pages les plus lues sur votre site.

Vous êtes embêté parce que vous rendez compte que l’export que vous venez faire n’est pas utilisable tel quel.

Pour commencer, chaque URLs est présente au moins deux fois dans votre export : avec et sans le “/” à la fin.

www.exemple.com

www.exemple.com/

Certaines URLs apparaissent en double, triple (ou bien plus) car votre export vous a sortir la liste de toutes les Urls dynamiques.

Google Sheet propose une option “rechercher / remplacer” qui peut vous permettre d’éliminer tous les paramètres parasites à la fin des URL.

Vous pouvez par exemple remplacer tous les slash à la fin d’une URL simplement en saisissant dans le champ “Rechercher” l’expression

/$

Cette expression régulière sera interprétée comme “Identifies moi tous les / après lesquels il n’y a plus rien”

Laissez le champ “Remplacer” vide et l’outil comprendra qu’il doit juste supprimer ces “/”.

Attention : assurez-vous d’avoir coché la case “Utiliser les expressions régulières” sans quoi le remplacement ne marchera pas.

Tada : vous venez de nettoyer le slash finale derrière toutes les URL.

Vous pouvez utiliser la même technique pour éliminer les paramètres dynamiques à la fin d’une URL (tout ce qui suit les “?”) ou pour vous débarrasser des ancres (tout ce qui suit les “#”).

Il y a une petite subtilité pour y arriver : vous ne pouvez pas rechercher / remplacer les caractères “?” en utilisant les expressions régulières, car le point d’interrogation est lui-même une expression régulière.

On va donc commencer par remplacer les points d’interrogation par des “#” (pour éliminer en une seule fois tous les “?” et “#” plus ce qui les suit)

1/ Faites un “rechercher / remplacer” des points d’interrogation par des dièses

2/ Puis faites un second “rechercher / remplacer”, cette fois en saisissant, dans le champ “Rechercher”, l’expression régulière

#.*

Et laissez le champ “remplacer” vide.

Google Sheet va interpréter cette consigne comme “Trouves-moi les dièses et remplace ces dièses plus tout ce qui vient après (.*) par ‘Rien’ (= supprime-les) ».

#02 – Les tableaux croisés dynamiques (pivot table)

Une fonctionnalité puissante et très utile qui permet de croiser des données.

La manière la plus simple d’expliquer ce qu’est un tableau croisé dynamique à quelqu’un qui ne s’en est jamais servi, c’est l’exemple de la boulangerie qui liste chaque vente dans un tableur.

Une vente, une ligne. Pour chaque ligne, on retrouve le nombre de produits vendus, le prix total et la personne qui a géré la vente

2 croissants vendus par Pierre 3 €

3 pains au chocolat vendus par Fred 4 €

30 chouquettes vendues par Elise 8 €

On liste les ventes au fur et à mesure qu’elles se produisent.

Mais, à la fin du mois, on aimerait analyser les résultats. Par exemple savoir le nombre de vente par personne. Ou le montant de ces ventes par personne. Ou encore savoir le nombre de croissants qui ont été vendus.

Google Sheet vous permet de sélectionner votre plage de données et de créer un tableau dynamique : c’est à dire un tableau interactif que vous pouvez modifier en quelques clics pour en changeant les colonnes et les lignes pour ré-arranger la données.

“Prends-moi cette liste de vente et réarrange les données pour que j’ai une ligne par vendeur et une colonne avec le nombre de vente. Oh, et ajoute mois une colonne avec le montant des ventes.”

Ok, je veux maintenant voir le nombre de vente de croissant par jour de la semaine. Crée-moi un autre tableau avec une ligne par jour de la semaine. Et en colonne, le nombre de croissants vendus ce jour là.”

Le tableau se monte en quelques clics.

  1. Vous sélectionnez la source, la table qui contient toutes vos données.
  2. Vous convertissez celle-ci en tableau croisé dynamique, que Google Sheet va vous installer dans un nouvel onglet.
  3. Il ne vous reste plus qu’à choisir les informations que vous voulez utiliser comme ligne ou comme colonne.

Quel intérêt pour le Content Marketing ?

Reprenons l’exemple de tout à l’heure, lorsque nous avons nettoyé les URLs.

En utilisant la fonction “Rechercher / Remplacer”, vous avez éliminé tous les paramètres pour que l’on se retrouver avec une liste d’URLs.

Le souci, maintenant, c’est que l’information qui nous intéresse (le nombre de pages vues pour chaque URL) est répartis sur plusieurs lignes.

Un tableau croisé dynamique va nous permettre de digérer toutes ces informations et de nous les ressortir sous une forme utilisable.

  1. On sélectionne la plage de données qui nous intéresse
  2. On clique sur “Data > Tableau croisé dynamique”
  3. On choisit comme lignes les “URL”
  4. On choisit comme valeur la somme des pages vues

Et voilà : Google Sheet croise les informations et nous donne pour chaque URL le total de pages vues.

#03 – La recherche V

La RechercheV permet de consolider (= regrouper) des informations liées qui sont dans plusieurs feuilles ou fichiers différents.

Exemple.

Imaginons que vous avez deux exports, dans deux feuilles Google Sheets.

Dans la première feuille, vous avez la liste des pages de votre site avec le nombre de pages vues, fraîchement exporté de Google Analytics.

Dans la deuxième feuille, vous avez un export de votre CMS contenant la liste des pages de votre site avec cette fois les auteurs, la date de mise en ligne et le nombre de commentaire.

Les deux feuilles ont une colonne en commun : les URLs des pages du site.

Vous aimeriez bien rassembler toute cette information dans une même feuille Google Sheet.

Par exemple, pour faire l’un des tableaux croisés dynamiques que l’on vient de voir afin de savoir :

  • si certains auteurs ont plus de “pages vues” que d’autre
  • si les articles publiés à une certaines période enregistrent plus de pages vues
  • si les articles avec le plus de commentaires enregistrent le plus de pages vues
  • etc.

La RechercheV va nous permettre de “fusionner” les deux feuilles en une seule très facilement.

  1. Allez dans la deuxième feuille (celles avec les auteurs, dates et commentaire) et créez une nouvelle colonne vide.
  2. Appelez-la “Nombre de visites”.
  3. Dans la première case de cette colonne, utilisez la formule “RechercheV” et suivez les indications de Google Sheet pour compléter les valeur de la formule.

Rien de très compliqué : Google Sheet va simplement vous demander, dans l’ordre :

  • La colonne que les deux feuilles ont en commun (ici l’URL)
  • L’emplacement de l’autre feuille (ici, celles qui contient le nombre de pages vues)
  • La colonne précise dans cette autre feuille que vous voulez rapatrier ici

Et voilà : Google Sheet vous a fusionné les informations pour cette première ligne.

Concrètement, l’outil est allé examiné la première feuille jusqu’à trouver la ligne contenant l’URL recherchée et à copier la valeur correspondante dans la colonne “Pages vues”.

Il ne vous reste plus qu’à étendre la formule à toute la colonne.

#04 – La formule SI (IF)

Cette formule vous permet d’écrire un résultat dans une colonne en fonction de la valeur contenue dans une autre colonne.

Exemple : Si la valeur dans colonne B est supérieure à 200, inscrit “Élevé” dans la colonne C. Sinon, inscrit “Faible”.

Cas typique d’utilisation pour le content marketer : vous venez d’exporter les 1200 pages de votre blog.

Vous avez pour chaque page :

  • Le nom de la page
  • La date de création
  • La date de dernière mise à jour

Vous avez besoin de savoir combien de ces pages n’ont jamais été éditées. Et lesquelles.

La formule IF permet de gérer cela très facilement.

Vous allez créer une troisième colonne à la suite des colonnes “Date de création” et “Date de mise à jour”. Appelons-la “Au moins une mise à jour ?”

Dans la première cellule de cette colonne, insérez la formule IF et suivez les indications de Google Sheet.

Si “date d’édition” = “date de création”, alors inscrire la mention “Non” (= n’a jamais été mis à jour).

Sinon, inscrire la mention “Oui” (= la page a été mise à jour par le passé).

Sachez que la formule SI permet d’aller très loin, car on peut imbriquer des formules SI.

Par exemple

  • Si “date d’édition” = “date de création”, alors insérer la mention jamais mis à jour
  • Sinon, regarder SI “date d’édition” remonte à moins d’un mois, et alors insérer la mention “mis à jour récemment”
  • Sinon, mettre la mention “à mettre à jour”.

#05 – Somme si

Variante de la formule précédente, la formule Somme SI vous permet de faire la Somme de plusieurs lignes, mais uniquement en prenant en compte les lignes qui remplissent une condition.

Exemple type : vous avez la liste des pages de votre site et vous voulez calculer la somme des pages vues, mais uniquement pour les URLs qui contiennent le terme “blog”.

Au bas de votre tableau, ajoutez la formule “Somme SI” et suivez les indications de Google Sheet.

Il s’agit tout simplement de compléter les renseignements suivants.

  1. La plage de données qui va contenir le critère qui définira si cette ligne doit être prise en compte ou pas dans le calcul (dans notre cas la colonne url)
  2. Le critère qui définit si une ligne doit être prise en compte ou pas dans le calcul (dans notre cas, la présence du mot blog)
  3. Enfin, la plage dont les données devront être additionnées si la ligne contient le bon critère (dans notre cas le nombre de pages vues).

#06 – Loi de Pareto : calculer le ratio 80/20 d’une plage de données

Je ne sais pas si ce type de manipulation porte un nom savant, mais l’idée est simplement d’utiliser cette bonne vieille loi de Pareto (“80 % du résultat vient souvent de 20 % des causes”).

Exemples types :

  • 20% des pages de votre site internet sont probablement responsables de 80 % du trafic
  • 20% des call to action utilisés sur votre site génère 80% des clics

La règle ne s’applique pas à tout, et rarement dans ces proportions exactes, mais c’est tout de même une tendance qui revient souvent.

Typiquement, j’aime souvent prendre le temps d’identifier les 20% de bannières, de pages, de Call to action ou autres qui sont les plus vus. Pour commencer par ceux là et y concentrer mes efforts d’optimisations (= meilleur retour sur investissement)/

Et il y a justement une manipulation toute simple dans Google Sheet pour isoler les 20% qui génère 80% du résultat.

Exemple

Imaginons par exemple que vous vouliez optimisez la conversion de certaines pages de votre site.

C’est typiquement un cas où vous voulez vous concentrer sur les pages les plus vues (= si vous passez 2 heures à optimiser une page, vous préférez que cela soit sur une page vue 1000 fois par mois que sur une page vue 50 fois par mois).

Vous avez exporté la liste des pages de votre site, avec pour chaque page le nombre de vues. Les pages sont triées par ordre décroissant de nombre de vues.

Pour donner un peu de visibilité et voir jusqu’où on va descendre dans le fichier (= quelles pages prendre exactement), on va créer une colonne qui va nous indiquer pour chaque page “Si vous descendez jusqu’ici, vous allez couvrir XX% des pages vues).

Commencez par créer deux colonnes.

La première colonne va nous aider à compter le total de pages vues pour cette ligne + toutes les lignes au-dessus de celle-ci.

Par exemple, à la ligne 6, cette colonne va nous donner la somme des pages vues pour les lignes 2, 3, 4, 5 et 6.

La formule est tout simplement “Valeur de la cellule au-dessus + Valeur de la cellule juste à gauche”

Sauf pour la première cellule où la valeur sera “Valeur de la cellule juste à gauche”.

La deuxième colonne va nous aider à calculer le pourcentage du total que cela représente.

Par exemple, si on descend jusqu’à la ligne 6, on aura couvert avec les pages 2, 3, 4, 5 et 6 presque XX% du total de pages vues.

Et voilà. Il ne vous reste plus qu’à examiner jusqu’où vous voulez descendre. 15% des pages vues ? 30% ? 50% ?

#07 – Faire de l’analyse sémantique euh… “low cost“

Bon. Parler d’analyse sémantique, c’est peut-être pousser le bouchon un peu loin, mais l’idée est là : analyser plusieurs textes ou bouts de textes pour comprendre les tendances qui s’en dégagent.

Exemple type : vous avez obtenu un export des commentaires que les visiteurs ont déposé sur votre blog. Ou un échantillon de tweets. Ou des tickets envoyés par les clients au support de l’entreprise.

Et vous voulez savoir quel est le volume de ces messages qui mentionnent une thématique précise. Ou isoler les messages qui utilisent certains mots-clés.

Afin de pouvoir aller analyser ensuite un à un les messages pertinents et mieux comprendre quelles sont les questions que se posent votre cible ou ses centres d’intérêt.

A défaut d’une formule ou d’une fonctionnalité magique qui pourrait le faire à votre place, il existe une technique toute bête qui fonctionne plutôt bien.

Imaginons que vous avez une liste des commentaires déposés sur votre blog ces deux derniers mois et des questions posées au cours de webinar.

Vous voulez identifier tous les messages qui mentionnent le coronavirus, pour les analyser ensuite un à un.

Commencez par lister les suites de caractères qui vont nous aider à identifier un maximum de messages qui nous intéressent. Par exemple, dans notre cas

  • Corona
  • Covid
  • CoV

Ouvrez votre tableur avec la liste des messages et créez une colonne pour chacun des termes recherchés.

Ajoutez un filtre sur la colonne contient les message afin de n’afficher que les lignes qui contiennent le premier mot.

Ajouter un “X” dans la première colonne (celle correspondant au mot que vous venez de filtre) sur toutes les lignes qui apparaissent encore à l’écran.

Recommencez avec les 2 autres termes.

Vous avez maintenant entre 0 et plusieurs X par ligne, en fonction des termes concernés.

Ajoutez une dernière colonne. Appelons-la “Contient au moins un X”

Dans la première cellule, utilisez la formule CONCAT sur les trois colonnes précédentes.

Vous aurez ainsi dans cette nouvelle colonne le total de X que contient la ligne.

Une fois terminé, filtrer le document sur la dernière colonne pour n’afficher que les lignes qui contiennent au moins un X dans cette dernière colonne.

Et voilà : vous avez maintenant la liste des messages concernés.

Bien entendu, la méthode n’est pas toujours possible. Et cela va beaucoup dépendre de votre capacité à identifier les suites de caractères qui reviennent dans les messages que vous voulez identifier.

Mais, à défaut de savoir manier du SQL, du Python ou du R, cette tactiques est rapide et marche plutôt bien.

#08 – Nettoyer des URLs à coup de LEFT et de RIGHT

Cas particulier, mais qui se produit à l’occasion.

Vous avez une liste d’URL qui ont exactement le même format, la même structure, mais avec des variations que vous voulez éliminer.

Vous avez par exemple un export de tous les articles de votre blog sous le format suivant : www.exemple.com/blog/564750-Recette-de-pommes-de-terre

  • Le nom de domaine
  • Un numéro d’identification à 6 chiffres, unique pour chaque article
  • Le titre de l’article

Problème ?

A chaque fois qu’un rédacteur a modifié le titre, l’URL a elle aussi été modifiée.

Dans votre export, vous avez 5 entrées différentes pour le même article

  • www.exemple.com/blog/564750-Recette-de-pomme-de-terre : 606 vues
  • www.exemple.com/blog/564750-Recette-de-pommes-de-terre : 245 vues
  • www.exemple.com/blog/564750-la-recette-de-pommes-de-terre : 3500 vues
  • www.exemple.com/blog/564750-La-meilleure-de-pommes-de-terre : 430 vues
  • www.exemple.com/blog/564750-la-meilleur-recette-de-pommes-de-terre : 233 vues

Le numéro d’identifiant reste toujours le même, mais le titre change.

Si le problème ne se posait que pour une seule URL, vous pourriez le corriger à la main… mais vous avez plusieurs centaines d’URL et l’intention de rentrer chez vous ce soir.

Une formule très simple pour nettoyer ce chantier ? La formule LEFT (Gauche) qui va aller nous chercher les X premiers caractères d’une cellule en partant de la gauche.

= LEFT(A2;25)

Il suffira de créer une nouvelle colonne (appelons-là “URL nettoyées”), d’utiliser cette formule dans la première cellule puis de l’étendre sur chaque ligne.

Puis d’ajouter un tableau croisé dynamique.

Vous avez bien entendu une formule RIGHT qui permet de faire exactement la même chose, mais par la droite.

#09 – Éliminer des doublons

Ok, cela peut paraître étrange que je mentionne une fonctionnalité aussi visible dans l’interface de l’outil et au nom plutôt clair. Mais il faut savoir que cette fonctionnalité a fait cruellement défaut à Google Sheet pendant très longtemps.

Jusqu’ici, pour gérer les doublons, j’utilisais un add-on payant (pour vous donner un ordre d’idée d’à quel point cette fonctionnalité est utile).

L’ajout étant encore relativement récent au moment où j’écris ces lignes, je tenais à faire figurer cette fonctionnalité dans la liste.

Le nom est assez clair : l’idée est de supprimer les cellules en double.

Exemple type : vous voulez faire un inventaire des contenus de votre site.

Vous avez extrait la liste des url et vous les avez nettoyées en suivant l’une des méthodes plus haut.

À présent, vous voulez éliminer toutes les URL en double, pour que votre inventaire ne contiennent bien qu’une seule ligne par page.

Cliquez simplement sur “Données > Supprimer les doublons”.

Au passage, notez l’option assez pratique “Supprimer les espaces vides”.

#10 – Sélectionner toute une colonne à l’exception de la première cellule

Encore une évidence, mais j’ai trop souvent vu des collègues buter sur là-dessus.

Exemple type : vous voulez appliquer une mise en page à toute une colonne sauf à l’en-tête.

  • Sélectionne toute la colonne en cliquant sur la lettre correspondante (C, G, Z, etc.)
  • Pressez la touche Contrôle de votre PC ou Commande de votre Mac
  • Et cliquez sur la première cellule

Voilà. Tout bête. Vous avez sélectionné toute la colonne à l’exception de la cellule sur laquelle vous venez de cliquer. Et vous pouvez continuer de cliquer sur d’autres cellules pour les désélectionner.

#11 – Etendre une formule à toute une colonne… quand les colonnes à côté comportent des espaces blancs

Vous allez penser que je vous prends pour des idiots, mais là encore, j’ai vu beaucoup trop de collègues s’énerver et penser qu’il s’agissait d’un bug quand il n’arrivait pas à étendre une formule.

Exemple type : vous avez inséré une formule dans la première cellule d’une colonne.

Dison “=A1+B1” dans la colonne C.

La formule marche. Vous voulez l’étendre à toute la colonne C.

Vous double cliquez sur le carré en bas à droite de la cellule. La formule commence à

C2, C3, C4, C5… Et d’un seul coup, elle s’arrête. Elle refuse d’aller jusqu’en bas.

Vous soupirez, remonter en haut de la colonne. Vous cliquez sur le petit carré en bas à droite de la cellule à nouveau. Mais cette fois, vous maintenez le clic appuyé et vous descendez à la souris dans le document.

Non. Stop.

Ce n’est pas un bug. Google Sheet a volontairement arrêté de déployer la formule parce qu’il est tombé sur une cellule vide dans la colonne B ou D. Ce qui pour lui signifie qu’il est arrivé à la fin de la plage de données.

Pour éviter d’étendre vous-mêmes à la souris la formule, insérez simplement une nouvelle colonne temporaire juste à côté de la colonne C. Et collez-y temporairement le contenu d’une colonne complète, sans espace blancs.

Double-cliquez. Cela fonctionne.

#12 – La mise en forme conditionnelle

Simple mais pratique : cette fonctionnalité permet de changer automatiquement la mise en forme d’une cellule (par exemple la couleur de fond, le gras, la taille, la couleur, etc.) en fonction du contenu de la cellule.

Exemple type : vous avez terminé un inventaire de contenu.

L’une des colonnes contient le “statut” de la page, qui peut prendre l’une des valeurs suivantes

  • A refaire
  • A archiver
  • A déplacer
  • A fusionner

Pour rendre le document plus visible, vous allez créer une règle sur cette colonne.

  • Fond rouge pour les “A refaire”
  • Fond gros pour les “A archiver”
  • Fond bleu pour les “A déplacer”
  • Fond orange pour les “A fusionner”

Sélectionnez la colonne “Statut” puis cliquez sur “Format > Mise en forme conditionnelle”.

Il ne vous reste plus qu’à ajouter une règle pour chaque valeur possible de la cellule.

#13 – Verrouiller un document, une feuille ou une plage de données

Jusqu’ici, on a vu des astuces pour utiliser Google Sheet à un niveau individuel.

Maintenant, voyons quelques autres astuces bien pratiques si vous travaillez à plusieurs sur vos documents. Ou si vous comptez les partager ensuite.

Exemple type : vous avez monté un bel inventaire de contenu.

Vous comptiez envoyer ce documents à plusieurs membres de l’organisation.

Et vous attendez de chacun d’eux qu’il puisse indiquer, dans la colonne F, si le contenu lui paraît à jour ou non, en fonction des champs d’expertise de chacun.

Vous allez donc avoir besoin, au moment de leur partager ce document, de leur donner le droit d’éditer.

Ceci dit, vous n’avez aucune envie qu’ils viennent modifier les autres colonnes et casser le beau travail que vous avez fait (ou les formules complexes que vous avez intégrées dans ce document).

Rendez-vous tout simplement dans “Outils > Protéger la feuille” et choisissez la plage de données que vous voulez “verrouiller”.

L’outil est assez malin et vous donne accès à plusieurs options.

Vous pouvez par exemple verrouiller complètement la plage de données (autrement dit, personne sauf vous et les personnes que vous aurez autorisées ne pourront la modifier).

Ou partir sur une option plus souple et simplement faire apparaître un message d’alerte lorsque quelqu’un tente de modifier une cellule présente dans la plage de données.

Cette personne verra alors apparaître un message qui lui demandera de confirmer qu’il souhaite bien modifier cette cellule.

Bonus : cette option peut être étendue sur une plage ou sur une feuille complète.

En jouant avec les plages de données, vous pouvez même verrouiller une feuille complète à l’exception de certaines cellules qui resteront en accès libre.

Bien pratique.

#14 – Être prévenu quand quelqu’un modifie votre document

Pratique pour garder un œil sur les changements qui sont apportés subrepticement.

Rendez-vous dans “Outils > Définir les règles de notification”. Puis choisissez le type d’alerte que vous voulez recevoir.

En cas de doute, rappelez-vous que tous vos documents sur Google Drive (de type Sheet, Word, Slide ou autre) dispose d’un historique des modifications, dans le menu “Fichier > Historique des versions”.

Ceci devrait vous permettre d’aller vérifier, si besoin ait, des changements qui ont été apportés à votre document. Ou de revenir en un clic à une version antérieure.

#15 – Insérer un champ déroulant dans une cellule

L’idée : permettre aux gens qui vont compléter votre document de choisir parmi plusieurs options, au lieu de taper eux-mêmes.

Exemple type : reprenons celui de tout à l’heure, lorsque vous avez préparé un inventaire des contenus du site. Vous avez besoin que plusieurs personnes dans l’organisation consultent les lignes qui les concernent et indiquent si le contenu leur semble à jour.

Seulement, voilà : vous connaissez les loustics.

Vous savez parfaitement que chacun va y aller de son propre commentaire. Ou écrire différemment les statuts. Ajouter des précisions

  • “Pas vraiment à jour mais ça passe”
  • “Je demanderais bien l’avis de Thierry”
  • Etc.

Vous allez devoir repasser sur tout le document pour ré-écrire le contenu des cellules et le rendre exploitable.

En mettant des menus déroulants dans cette colonne, vous limitez le contenu qu’il sera possible de mettre dans ces cellules.

Vos collègues devront choisir une option dans la liste (plutôt que de saisir ce qui leur chante dans la cellule).

Pour cela sélectionnez la colonne qui vous intéresse, puis cliquez sur “Données > Validation des données”.

Choisissez comme critère l’option “Liste d’éléments” si vous souhaitez saisir directement dans le champ à droite les différentes valeurs possible, séparées par une virgule.

Ou utilisez l’option “Liste créée à partir d’une plage”.

Vous pourrez ainsi créer une nouvelle feuille (appelons-là “Paramètres”) et y saisir la liste des valeurs possibles pour les champs déroulant.

Personnellement, c’est cette deuxième option que je vous recommande car elle est beaucoup plus pratique à maintenir : si vous avez besoin de modifier l’orthographe de l’une des valeurs, il suffira de la modifier dans la feuille concernée.

#16 – Créer une vue privée temporaire

Une fois passé un certain nombre de lignes, il est important de pouvoir filtrer le contenu.

Exemple type : vous êtes en réunion ou en atelier et vous êtes plusieurs personnes sur un même document qui montrent page par page le nombre de sessions.

Isabelle a besoin de filtrer les pages les plus lues. Steve a besoin de voir les pages qui ont le moins de sessions. Et Fred, lui, veux voir toutes les pages.

Bien entendu, ils ne pourront pas filtrer tous le même document au même moment s’ils utilisent les filtres par défaut.

Heureusement, il est possible de créer des filtres “individuels” : en les appliquant, le document n’est pas modifié, et seule la vue sur votre ordinateur est modifiée pour tenir compte de ce filtre.

Pour cela, cliquez sur “Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée”.

Vous pourrez ainsi travailler simultanément sur le même document, sans que cela touche le document original.

#17 – Insérer des notes sur certaines cellules

Exemple type : vous venez de monter un rapport, mais il est compliqué de résumer à quoi correspond exactement l’en-tête d’une ligne ou d’une colonne en quelques mots.

L’en-tête “Session” par exemple risque d’être mal interprété par les personnes qui vont lire votre document.

Vous sentez que vos collègues vont se poser des questions sur la différence entre une session, une visite et un utilisateur.

Sélectionnez simplement la cellule d’en-tête, cliquez sur “Insertion > Note”. Cela vous ouvre une sorte de post-it : un commentaire permanent que vous allez pouvoir compléter avec plus d’informations sur ce qu’est une session.

Très pratique lorsque vous devez présenter un tableau contenant par exemple de la data liée au SEO à une personne qui ne s’y connaît pas forcément en référencement et qui va avoir besoin d’explications sur ce qu’est un volume de recherche mensuel ou un score d’autorité.

#18 – Le Béaba pour une mise en page propre

Tant que nous en sommes dans le partage de documents et la collaboration, voici quelques réflexes que je vous recommande fortement si vous partagez un document avec d’autres personnes.

Ils sont assez basiques, mais pour moi ce sont des bonnes pratiques fondamentales pour la mise en page : des principes simples mais que je vois rarement respectés… alors qu’ils sont indispensables pour rendre un document un minimum lisible.

  • Centrez verticalement le contenu de toutes les cellules
  • Figez la première ligne ou la première colonne de votre document en fonction du type de tableau que vous êtes en train de réaliser
  • Utilisez un format différent pour les en-têtes (par exemple une police plus grande, du gras ou un fond de couleur)
  • Assurez-vous que toutes les cellules de votre tableau utilisent la même police et la même taille de police (à moins que vous ayez choisi délibérément de mettre certaines lignes ou colonne en évidence pour raison logique

Ce minimum de mise en page prend moins de deux minutes et augmente sacrément la lisibilité du résultat.

Même différence qu’entre un document Word sans aucune mise en page et un document Word aéré et construit.

#19 – Conserver une feuille avec les données sources

Tant que l’on est dans les bonnes pratiques, je vous recommande chaudement de garder une copie de la donnée de départ dans une feuille à part.

Exemple type : vous venez de faire un export de données depuis Google Analytics.

Vous avez basculé cet export dans un nouveau document Google sheet. Et vous vous apprêtez maintenant à retoucher cette donnée.

  • A éliminer les informations qui ne vous servent à rien
  • Réaliser quelques calculs grâce à des formules
  • Changer la mise en page
  • Etc.

Commencez par dupliquer votre feuille.

Appeler la première feuille “Source” et masquez-la.

En cas de pépin qui se produirait sur la feuille sur laquelle vous travaillez (ou en cas de doute), vous pourrez aller vérifier très facilement dans la data source.

#20 – Ajouter les métas informations nécessaires pour comprendre le document

Si vous partagez le document à d’autres personnes, il est vital de vous mettre un instant dans les chaussures des personnes auxquelles vous allez l’envoyer.

De quelles informations ces personnes vont-elles avoir besoin pour comprendre et utiliser ces données ?

Exemple type : vous venez d’extraire des données de Google Analytics concernant le trafic sur le site internet.

Avant de l’envoyer à la partie prenante concernée, ajoutez peut-être une feuille en tout début du document pour donner les informations clés dont cette personne va avoir besoin afin d’interpréter correctement le document.

  • La période concernée par ces données
  • D’où viennent ces données
  • Une définition rapide des termes compliqués
  • Etc.

Idéalement, n’envoyez jamais un tableau de données brut à une autre personne.

Envoyez-lui plutôt un récapitulatif de vos principales conclusions (et, en annexe de ce récapitulatif, un lien vers votre tableau de données).

#21 – Dernier tips : si vous avez régulièrement besoin de partager des données, envisagez de passer par un outil de data visualization (type Google Data Studio)

Ce genre d’outil peut vous simplifier la vie si vous devez régulièrement partager des données et les rendre manipulables par votre destinataire… sans pour autant que cela ne vienne modifier votre document source.

Vous pouvez même brancher directement cet outil sur d’autres sources de données comme un compte Google Analytics.

Retrouvez plus d’idées à ce sujets sur le site de SEMrush : “4 dashboards Google Data Studio pour monitorer votre contenu”.

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